Quién responde por tus datos
Esta política explica qué datos personales recogemos en soultechnology.io y en los canales del ecosistema SOUL, para qué los usamos, con quién los compartimos y cómo puedes ejercer tus derechos. Se rige por la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1074 de 2015 en Colombia y, para la entidad de los Emiratos Árabes Unidos, por la ley de datos que le corresponda según su licencia.
Responsables del tratamiento
| Dato | Colombia | Emiratos Árabes Unidos |
|---|---|---|
| Razón social | razón social | razón social |
| Identificación | NIT NIT | Licencia comercial n.º número, expedida por autoridad |
| Domicilio | dirección | dirección |
| Qué trata | por definir | por definir |
En esta política las dos se llaman «SOUL».
Canal para todo lo relacionado con tus datos: correo de datos · Teléfono o WhatsApp: teléfono · Dirección física para correspondencia: la del domicilio en Colombia.
El área encargada de atender tus consultas y reclamos es área o cargo.
Qué datos recogemos y para qué
Recogemos solo lo que necesitamos para lo que estás haciendo. Los tratamos con tu autorización, que das al marcar la casilla del formulario o al aceptar esta política, o cuando lo exige un contrato o la ley.
| Cuándo | Qué datos | Para qué |
|---|---|---|
| Te registras, te inscribes a un evento o nos escribes | Nombre, correo, teléfono, país y, si nos invitó alguien, quién | Identificarte, responderte, darte acceso a clases y eventos, y asociarte a la persona que te invitó |
| Compras un producto, una membresía o una entrada | Nombre, correo, país, producto, fecha, valor, medio de pago y número de orden | Entregarte lo que compraste, facturar, registrar la compra en el back office y atender reclamos |
| Participas en la estructura comercial | Usuario del back office, nivel, volumen, red de referidos y pagos de comisiones | Calcular tu nivel y tus comisiones, y pagarte |
| Alcanzas un nivel y completas tu ficha de reconocimiento | Nombre tal como quieres que se publique, país, fotografía y, según el nivel, tu historia, un mensaje y un video | Publicar tu reconocimiento en soultechnology.io/reconocimientos, solo si tú lo autorizas |
| Asistes a clases y sesiones en vivo | Nombre visible, imagen y voz si las activas, y mensajes del chat | Dictar la sesión, grabarla para quienes no pudieron asistir y registrar la asistencia |
| Entras a un área privada, como el Portal de Riqueza | Correo autorizado y registro de acceso | Verificar que tienes permiso para entrar |
| Navegas en el sitio | Datos técnicos del navegador, cookies y píxeles | Que el sitio funcione, medir visitas y, si lo aceptas, mostrarte publicidad |
Sobre tu fotografía y tu reconocimiento. Tratamos la imagen de tu rostro como un dato sensible. Por eso entregarla es siempre facultativo: no tienes que entregarla para alcanzar ni conservar un nivel. Si eliges no aparecer en la página pública, tu nivel sigue contando y no se publica tu nombre ni tu imagen.
Con la fotografía que subes generamos un retrato con el estilo visual del portal. Para hacerlo, la imagen se procesa con un servicio de inteligencia artificial de proveedor y país. El retrato no se usa para identificarte ni para ningún otro fin.
Sobre las sesiones grabadas. Algunas sesiones se graban y se transcriben con herramienta. Al empezar cada grabación lo avisamos. Si no quieres aparecer, mantén la cámara y el micrófono apagados.
Lo que nunca hacemos. No vendemos tus datos. No los cedemos a terceros para que te ofrezcan sus propios productos. No publicamos tu correo ni tu teléfono en ninguna parte del sitio.
Con quién los compartimos
Solo con quienes nos prestan un servicio y únicamente para prestarlo. Actúan como encargados: tratan tus datos por cuenta nuestra, bajo nuestras instrucciones y con un contrato que los obliga a protegerlos.
| Para qué | Quién | Dónde |
|---|---|---|
| Contactos, correos, formularios y páginas | GoHighLevel | Estados Unidos |
| Base de datos y archivos de los reconocimientos | Cloudflare | Estados Unidos |
| Pagos con tarjeta | Stripe | Estados Unidos e Irlanda |
| Back office, compras y comisiones | proveedor | país |
| Correo corporativo y documentos | Google Workspace | Estados Unidos |
| Clases y sesiones en vivo | proveedor | país |
| Retratos con inteligencia artificial | proveedor | país |
| Publicidad y medición | si hay píxeles activos | país |
También compartimos los datos estrictamente necesarios con el proveedor del producto que compras, cuando el producto lo presta un tercero. Cada producto indica quién es su proveedor.
Entregaremos datos a una autoridad solo cuando una norma o una orden judicial lo exija.
Transferencias fuera de Colombia. Algunos de estos proveedores están en Estados Unidos, país que la Superintendencia de Industria y Comercio reconoce con nivel adecuado de protección. Además, una de las entidades de SOUL está en los Emiratos Árabes Unidos, país que no figura en esa lista. Por eso, para enviar tus datos a esa entidad te pedimos una autorización expresa y separada en el formulario, conforme al artículo 26 de la Ley 1581 de 2012.
Tus derechos y cómo ejercerlos
Como titular de tus datos puedes, en cualquier momento y sin costo:
- Conocer qué datos tuyos tenemos y cómo los usamos.
- Actualizarlos y rectificarlos cuando estén incompletos, desactualizados o sean inexactos.
- Pedir prueba de la autorización que nos diste.
- Revocar la autorización y pedir que los suprimamos, salvo cuando una ley o un contrato vigente nos obligue a conservarlos.
- Retirarte de la página pública de reconocimientos. Basta con pedirlo; no tienes que explicar el motivo y no afecta tu nivel.
- Oponerte a recibir comunicaciones comerciales.
- Presentar una queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio, después de haber hecho tu consulta o reclamo ante nosotros.
Si resides en los Emiratos Árabes Unidos, también puedes pedir la portabilidad de tus datos, la limitación de su tratamiento y no quedar sujeto a decisiones basadas solo en tratamiento automatizado, en los términos del Decreto-Ley Federal 45 de 2021.
Cómo hacerlo
- Escríbenos a correo de datos con tu nombre, tu correo registrado, lo que pides y, si es un reclamo, los hechos y los documentos que quieras aportar.
- Si el reclamo llega incompleto, te pediremos lo que falta dentro de los cinco días hábiles siguientes. Si en dos meses no lo completas, entenderemos que desististe.
- Respondemos las consultas en máximo 10 días hábiles, prorrogables 5 más, y los reclamos en máximo 15 días hábiles, prorrogables 8 más. Si necesitamos la prórroga, te avisamos antes de que venza el plazo y te decimos por qué y en qué fecha responderemos. Son los plazos de los artículos 14 y 15 de la Ley 1581 de 2012.
- En máximo dos días hábiles desde que recibimos un reclamo completo, marcamos tus datos con la leyenda «reclamo en trámite», y la mantenemos hasta resolverlo.
Cuánto tiempo los guardamos
| Datos | Plazo |
|---|---|
| Contacto y registro | Mientras tengas relación con SOUL y años después |
| Compras y facturación | El tiempo que exigen las normas contables y tributarias |
| Nivel, volumen y comisiones | Mientras participes en la estructura comercial y años después |
| Ficha de reconocimiento: foto, retrato, historia, mensaje y video | Hasta que pidas retirarla o dejes el ecosistema. Al retirarla, deja de publicarse y se borran la foto, el retrato y el video |
| Grabaciones de sesiones | plazo |
Seguridad
Aplicamos medidas técnicas y administrativas razonables para proteger tus datos. Por ejemplo, el panel que administra los reconocimientos solo es accesible para personas autorizadas, y la información que alimenta la página pública no contiene correos ni teléfonos. Ningún sistema es infalible: si ocurre un incidente que afecte tus datos, lo informaremos a la autoridad y a ti en los términos de la ley.
Los enlaces personales que te enviamos, por ejemplo para completar tu ficha, son solo para ti. No los reenvíes.
Menores de edad
El ecosistema SOUL es solo para mayores de 18 años. No recogemos a sabiendas datos de menores. Si detectamos el registro de un menor, lo eliminamos.
Comunicaciones comerciales
Te enviaremos información comercial por correo, WhatsApp, SMS o llamada solo si lo autorizaste, de lunes a viernes entre las 7:00 a. m. y las 7:00 p. m. y los sábados entre las 8:00 a. m. y las 3:00 p. m., nunca domingos ni festivos, y con la frecuencia que permite la Ley 2300 de 2023. Puedes dejar de recibirla en cualquier momento con el enlace de cada correo o escribiéndonos.
Cambios a esta política
Si esta política cambia, publicaremos la nueva versión aquí con su fecha. Si el cambio afecta las finalidades, te pediremos de nuevo tu autorización antes de aplicarlo. Si cambia otro aspecto importante, como los terceros con quienes compartimos tus datos, te avisaremos por correo con 15 días de anticipación.
Vigencia: esta política rige desde fecha de publicación. Las bases de datos estarán vigentes mientras SOUL desarrolle su actividad.